Richtlinie Beschwerdekanal
1.- Zweck
Diese Richtlinie soll den Beschwerdekanal von arttalo TECH regeln, durch den jede Angelegenheit oder Unregelmäßigkeit von potenzieller Bedeutung gemeldet werden kann, und sicherstellen, dass diese objektiv, unabhängig, anonym und vertraulich behandelt wird, wobei geeignete Maßnahmen ergriffen werden.
Der Beschwerdekanal stellt ein Werkzeug für die Mitarbeiter und andere mit arttalo TECH verbundene Personen wie Kunden, Lieferanten, Auftragnehmer oder Unterauftragnehmer dar, um mögliche Verhaltensweisen zu melden, die strafbar sein könnten, Belästigung darstellen oder den Prinzipien und Werten der Organisation widersprechen, und gewährleistet so Transparenz und gute Unternehmensführung.
2.- Anwendungsbereich und allgemeine Bestimmungen
Dieses Dokument gilt für alle Personen, die einen Vorfall oder eine Unregelmäßigkeit über den Beschwerdekanal melden.
Als Vorfall oder Unregelmäßigkeit gilt jede Handlung, die vermutlich gegen die Rechtsordnung, die allgemeinen Handlungsgrundsätze und das ethische Verhalten verstößt. Dazu gehört auch jeder Verstoß, der eine Straftat darstellen könnte, die der juristischen Person zurechenbar ist.
Beispielhaft und nicht erschöpfend sind folgende Angelegenheiten, die über den Beschwerdekanal gemeldet werden können:
- Finanzielle und buchhalterische Unregelmäßigkeiten
- Nichteinhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien
- Unethisches Verhalten oder Interessenkonflikte
- Diebstahl, Veruntreuung oder Betrug
- Bestechung oder Korruption
- Nutzung von Insider- oder vertraulichen Informationen
- Belästigung oder Diskriminierung am Arbeitsplatz
- Umweltaspekte
- Verletzung der Menschenrechte
In diesem Sinne werden über den Beschwerdekanal keine Mitteilungen bearbeitet, die sich mit Angelegenheiten befassen, für die es einen spezifischen Kanal gibt, wie z.B. Kundenservice- oder kommerzielle Anfragen.
Die Meldung von Vorfällen erfolgt über die von arttalo TECH auf der Unternehmenswebsite bereitgestellten Kanäle.
Wenn auf einem anderen Weg als über den Beschwerdekanal eine Mitteilung eingeht, die an den Beschwerdekanal weitergeleitet werden könnte, sind die Mitarbeiter verpflichtet, die Compliance-Abteilung zu informieren, damit diese Mitteilung an diesen Kanal weitergeleitet werden kann.
3.- Meldung von Vorfällen und Unregelmäßigkeiten
Jede Person, die von einem Vorfall oder einer Unregelmäßigkeit Kenntnis hat, die gegen die internen Vorschriften und/oder die geltenden Gesetze verstößt, ist verpflichtet, dies über den Beschwerdekanal zu melden.
Ebenso kann jede Person oder Interessengruppe, die nicht direkt mit arttalo TECH verbunden ist und über Unregelmäßigkeiten Kenntnis hat, den Beschwerdekanal nutzen, um solche Verhaltensweisen zu melden.
Anhand der gemeldeten Tatsachen und Faktoren wie der Art des unethischen Verhaltens, des Landes und der Auswirkungen wird eine spezifische Arbeitseinheit für die effektive Bearbeitung jeder eingereichten Meldung eingerichtet. Der Ethik-Manager, eine unabhängige Figur, verwaltet den Beschwerdekanal und überwacht kontinuierlich die eingehenden Meldungen und Arbeitseinheiten, um eine ordnungsgemäße Bearbeitung und Lösung sicherzustellen.
4. Garantien des Verfahrens
4-1 Schutz des Hinweisgebers
Jede Person, die in gutem Glauben einen Vorfall oder eine Unregelmäßigkeit über den Beschwerdekanal meldet, erhält den notwendigen Schutz. Insbesondere hat sie das Recht, so geschützt zu werden, wie es in der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, festgelegt ist.
4-2 Vertraulichkeit und Anonymität
Der Hinweisgeber, der eine Mitteilung ohne Angabe seiner persönlichen Daten machen möchte, kann dies anonym tun. Ebenso gilt, dass, wenn der Hinweisgeber seine Identität nicht verbergen möchte, seine persönlichen Daten und die der beteiligten Parteien vertraulich bleiben.
Ebenso ist es obligatorisch, während des gesamten Prozesses der Verwaltung der Mitteilungen und, falls erforderlich, nach der Lösung den Schutz der Identität des Beschuldigten zu gewährleisten.
Jeder Verstoß gegen die Vertraulichkeitspflicht der an der Bearbeitung der Meldungen beteiligten Personen wird untersucht und gegebenenfalls sanktioniert.
4-3 Umgang mit Interessenkonflikten
Die Bearbeitung der über den Beschwerdekanal eingegangenen Mitteilungen erfolgt durch ein unabhängiges, unparteiisches und objektives Team.
Während der Einrichtung der Arbeitseinheit zur Untersuchung und Lösung jeder spezifischen Mitteilung wird vorab geprüft, ob Interessenkonflikte bei den ausgewählten Mitgliedern für die Bearbeitung der Meldung bestehen, und wenn ja, werden die konfliktträchtigen Mitglieder ausgeschlossen und andere Mitglieder benannt, die die Untersuchung durchführen können, um so die Unabhängigkeit zu wahren.
4-4 Verbot von Repressalien
arttalo TECH garantiert, dass keine direkten oder indirekten Repressalien gegen Personen ergriffen werden, die in gutem Glauben einen Vorfall oder eine Unregelmäßigkeit über den Beschwerdekanal gemeldet haben.
Ebenso werden Handlungen, die als Drohungen, Repressalien oder Diskriminierung gegen einen Mitarbeiter betrachtet werden, der eine Mitteilung über den Beschwerdekanal gemacht hat, als Arbeitsrechtsverletzung angesehen.
4-5 Unschuldsvermutung und berufliche Integrität
Den über den Beschwerdekanal gemeldeten und beteiligten Personen wird die Unschuldsvermutung garantiert, unabhängig von den Entscheidungen, die von den direkten Vorgesetzten oder der Personalabteilung über diese Personen getroffen werden.
5.- Verantwortungsvolle Nutzung des Beschwerdekanal
Es ist die Pflicht des Hinweisgebers, den Beschwerdekanal verantwortungsvoll zu nutzen, und er darf in keinem Fall unbegründete oder böswillige Meldungen machen, da in diesem Fall die anwendbaren rechtlichen und/oder disziplinarischen Maßnahmen ergriffen werden können. Darüber hinaus muss die Darstellung, die er zur Information über eine andere Person macht, respektvoll sein und Anstand und gute Sitten wahren.
Der Hinweisgeber muss auch sicherstellen, dass die bereitgestellten Daten wahr, genau, vollständig und aktuell sind.
6.- Schutz personenbezogener Daten
Der Beschwerdekanal gewährleistet die Sicherheit des Prozesses zur Entgegennahme und Lösung von Meldungen über Vorfälle und Unregelmäßigkeiten sowie der Personen, die an diesem Prozess beteiligt sind, durch die Anwendung ausreichender und geeigneter IT-Sicherheitsmaßnahmen für die vertrauliche Behandlung der eingereichten Meldungen und die Vertraulichkeit der Personen, die sowohl an der Bearbeitung der Meldungen als auch an der nachfolgenden Untersuchung und Lösung beteiligt sind.
Die für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortliche Stelle ist arttalo TECH, und die über den Beschwerdekanal erhobenen Daten werden ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung der eingegangenen Meldungen und, falls erforderlich, zur Untersuchung der gemeldeten Vorfälle verarbeitet.
Sie können jederzeit Ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch arttalo TECH widerrufen sowie Ihre Rechte auf Zugang, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Einschränkung der Datenverarbeitung, Datenübertragbarkeit und das Recht, nicht einer automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, wie im Abschnitt „Rechte der Betroffenen“ unserer Datenschutzrichtlinie angegeben, ausüben.
Ebenso wird Ihnen mitgeteilt, dass Sie das Recht haben, bei der Spanischen Datenschutzbehörde Beschwerde über jede Handlung in diesem Verfahren einzulegen.
